Velxa Consulting Group S.A.S. · Versión 01 · Vigente desde el 20 de octubre de 2026
| Responsable del tratamiento | Velxa Consulting Group S.A.S. |
| NIT | 901.656.640-8 |
| Domicilio | Carrera 80B n.º 32D-04, apartamento 302, barrio Belén, Medellín (Antioquia) |
| Correo para datos personales | velxaconsulting@gmail.com |
| Teléfono / WhatsApp | 300 152 8239 |
| Sitio web | https://velxa.co |
1. Objeto y alcance
Esta política describe cómo Velxa Consulting Group S.A.S. (en adelante, Velxa) recolecta, almacena, usa, circula, actualiza y suprime los datos personales de las personas que se relacionan con ella: visitantes de su sitio web y de sus redes sociales, personas que descargan recursos, clientes y sus contactos, asistentes a capacitaciones, proveedores, contratistas y aspirantes a vinculación.
Se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los modifiquen, reglamenten o compilen (entre ellas, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015).
Cuando Velxa presta servicios de seguridad y salud en el trabajo a una empresa cliente y trata datos de los trabajadores de esa empresa, lo hace por cuenta de ella, como Encargado del tratamiento y siguiendo sus instrucciones y el contrato respectivo. En esos casos, la empresa cliente es la responsable de los datos y a ella deben dirigirse los trabajadores para ejercer sus derechos.
2. Definiciones
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, salud, origen racial o étnico, orientación política, religiosa o sexual, datos biométricos).
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos. Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transmisión: comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable. Transferencia: envío de datos a otro responsable.
3. Principios
Velxa trata los datos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012).
4. Datos que se tratan y titulares
| Titular | Datos que se pueden tratar |
|---|---|
| Personas que descargan recursos o se contactan por redes y sitio web | Nombre, correo electrónico, empresa, teléfono y el contenido del mensaje. |
| Clientes y contactos comerciales | Nombre, cargo, empresa, correo, teléfono, datos de facturación y de contacto. |
| Asistentes a capacitaciones | Nombre, documento de identidad, cargo, empresa, correo y asistencia, para emitir el certificado de asistencia. |
| Aspirantes, contratistas y proveedores | Datos de identificación y contacto, hoja de vida, formación y experiencia, datos bancarios y tributarios. |
Datos sensibles. Velxa no solicita datos sensibles a través de su sitio web, redes sociales ni formularios de descarga. Si en algún proceso fuera necesario tratarlos, Velxa informará que es facultativo responder y no condicionará ninguna actividad a su entrega.
Niños, niñas y adolescentes. Los servicios y contenidos de Velxa no están dirigidos a menores de edad y Velxa no recolecta intencionalmente sus datos. Si se detecta un tratamiento inadvertido, se suprimirá.
5. Finalidades del tratamiento
- Entregar los recursos o la información solicitados (por ejemplo, el checklist LOTO) y responder consultas, solicitudes y reclamos.
- Enviar comunicaciones comerciales, de contenido técnico y de invitación a cursos, capacitaciones, eventos y servicios de Velxa, por correo electrónico, WhatsApp, llamada o redes sociales.
- Gestionar la inscripción, logística y asistencia a capacitaciones y emitir los certificados de asistencia, lo que puede implicar compartir los datos necesarios con la institución educativa aliada que los emite.
- Elaborar cotizaciones, ejecutar contratos, facturar, hacer seguimiento y cumplir las obligaciones contractuales con clientes, proveedores y contratistas, incluidas las exigidas por ARL o entidades de control.
- Evaluar y gestionar procesos de selección y contratación de personal y contratistas.
- Realizar estadísticas, análisis y mejora de los servicios y de la comunicación, de forma agregada cuando sea posible.
- Cumplir obligaciones legales, atender requerimientos de autoridades y ejercer o defender derechos de Velxa.
6. Autorización
Velxa solicita la autorización del titular de manera previa, expresa e informada, por medios que permitan conservar prueba de ella: casilla de aceptación en formularios, correo electrónico, mensaje de datos o, en su defecto, conducta inequívoca del titular. En cada caso se informa la finalidad, los derechos del titular, el carácter facultativo de los datos sensibles y los datos de contacto de Velxa.
La autorización puede ser revocada y la supresión de los datos puede solicitarse en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.
7. Derechos del titular
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Velxa.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
8. Cómo ejercer sus derechos: consultas y reclamos
Área responsable: Dirección Administrativa. Canal: correo electrónico velxaconsulting@gmail.com, indicando en el asunto «Datos personales».
La solicitud debe incluir: nombre e identificación del titular, descripción clara de lo que solicita, dirección o correo de respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si actúa un tercero, debe acreditar su representación.
| Trámite | Plazos (Ley 1581 de 2012, arts. 14 y 15) |
|---|---|
| Consulta | Se responde en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales. |
| Reclamo (corrección, actualización, supresión o por presunto incumplimiento) | Si está incompleto, se pide subsanarlo dentro de 5 días; si pasan 2 meses sin respuesta, se entiende desistido. Una vez completo, se marca «reclamo en trámite» en máximo 2 días hábiles y se responde en 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más con aviso al titular. |
9. Transmisión y transferencia de datos
Velxa usa proveedores tecnológicos para operar (por ejemplo, correo electrónico, formularios y almacenamiento en la nube, herramientas de diseño y plataformas de redes sociales). Estos proveedores actúan como encargados y pueden tener servidores fuera de Colombia. Velxa procura que ofrezcan niveles adecuados de seguridad y protección, y el titular lo conoce y acepta al otorgar su autorización.
Velxa no vende datos personales. Solo los comparte con terceros cuando es necesario para las finalidades descritas (por ejemplo, la institución educativa que emite los certificados de asistencia), cuando el titular lo autoriza o cuando lo exige una autoridad competente.
10. Seguridad y confidencialidad
Velxa adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o uso indebido, y exige confidencialidad a su personal, contratistas y proveedores. Si ocurre una violación de los códigos de seguridad o un riesgo en la administración de la información, Velxa lo informará a la SIC y a los titulares afectados, según la ley.
11. Conservación de los datos
Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias aplicables. Los datos de contactos de comunicación comercial se suprimen o anonimizan cuando el titular revoca su autorización o tras 24 meses sin interacción.
12. Vigencia y modificaciones
Esta política rige desde el 20 de octubre de 2026 y mientras Velxa realice tratamiento de datos personales. Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo que subsistan las finalidades que justificaron su creación. Si hay cambios sustanciales, Velxa los comunicará por sus medios habituales (sitio web, correo electrónico o redes sociales) antes de su aplicación.